Règlement intérieur

REGLEMENT INTERIEUR DE
LA SOCIETE FRANÇAISE DES URBANISTES (SFU)

1. Objet du règlement intérieur :
Ce règlement intérieur , adopté par l’AG du 6 avril 2016 a été institué pour faciliter, simplifier et dynamiser la vie associative :
– en simplifiant les relations entre fonctionnement national et fonctionnement régional,
– en pré-organisant les programmes de réunions et les mandats des administrateurs,
– en structurant les actions,
– en encadrant la gestion,
– de façon immédiate, sans modification des statuts.
2. Admission
Le CA, sur proposition du bureau, met en place des procédures simples pour l’admission de nouveaux adhérents et pour la gestion du ficher des membres, en particulier grâce à l’utilisation du site internet de la SFU.
Les membres de la SFU et plus particulièrement les administrateurs, ont en charge l’invitation de nouveaux membres susceptibles de concourir aux objectifs de la SFU

3. Assemblée générale et élection au conseil d’administration

L’article 10 des statuts prévoit la composition du Conseil d’Administration de la SFU :
– Sept sociétaires et deux juniors sont élus par l’assemblée
– Les sociétaires délégués des régions sont élus par les assemblées régionales, comme défini par l’article 18, titre V
– Les délégués des autres collèges (deux par collèges) sont élus par chaque collège.
Le présent règlement intérieur apporte les précisions suivantes :
– Lorsqu’une délégation régionale n’a pas tenu son assemblée et n’a donc pas renouvelé son ou ses représentants avant une Assemblée générale de la SFU, le mandat du ou des délégués est prorogé jusqu’à la tenue de l’assemblée régionale qui élira le ou les délégués.
– Si la délégation n’a pas renouvelé son ou ses délégués durant l’exercice qui suit, l’AG de la SFU peut se substituer à la délégation régionale pour élire un délégué pour cette région.
– De même, l’AG peut élire un délégué pour les membres appartenant à une région non constituée en délégation, ou n’appartenant à aucune région.
– De même, lorsqu’une catégorie ou un collège ne nomme pas ses représentants, l’AG peut élire un délégué de cette catégorie ou de ce collège.
Ces représentants sont élus par l’ensemble de l’AG, dans les mêmes conditions que les sept délégués sociétaires au CA élus par l’AG.

4. Election du bureau

Les statuts prévoient que le nombre de membres du bureau est au minimum de sept et qu’il est inférieur à 20% du CA. Le présent règlement intérieur précise que s’il y a contradiction entre ces deux règles la première s’applique.
Les statuts prévoient que le mandat du président ne peut excéder cinq années consécutives. Le présent règlement intérieur ajoute que chacune des responsabilités du bureau, président, vice-président, trésorier, secrétaire général, s’exerce durant cinq années maximum au total. Pour raison exceptionnelle et à la majorité des deux tiers, le CA peut déroger à cette règle.
5. AG, CA, bureau
Les statuts énoncent ainsi la structure associative de la SFU :
L’AG comprend tous les membres de la SFU. Le CA administre la SFU, le bureau en est le comité exécutif.
Un calendrier rythme l’action durant l’exercice annuel et définit les rôles de chacun.
– L’AG définit les grandes orientations.
– Le CA conduit ces orientations durant l’exercice.
– Le bureau en dirige la mise en œuvre.
6. Réunions du conseil d’administration
Quatre réunions du C.A. sont prévues par le règlement intérieur :
– CA n°1 : à l’issue de l’assemblée générale pour l’élection du bureau, la nomination des principaux délégués, la distribution des tâches selon les orientations votées en AG, la fixation des dates de CA pour l’année, l’ordre du jour courant.
– CA n°2 : en mai (ou proche) pour la préparation des JMU, la préparation de la participation à d’autres actions nationales ou internationales, le rapport initial et les propositions des vice-présidents, le vote du programme d’action selon les orientations votées en AG, l’ordre du jour courant.
– CA n°3 : fin septembre ou début octobre, pour la mise en œuvre des JMU et des autres actions, le rapport intermédiaire des vices présidents, délégués et représentants, la gestion des actions en cours, l’ordre du jour courant
– CA n°4 : janvier de l’année qui suit l’exercice en cours au plus tard, pour l’évaluation des actions et orientations, le rapport évaluatif des vice-présidents selon délégations, la synthèse par le président, le secrétaire et le trésorier, la préparation de l’AG, l’ordre du jour courant.
D’autres CA peuvent être convoqués par le président ou par le bureau en fonction de l’actualité ou des besoins.
Le président ou le bureau ont la faculté de consulter le CA par internet pour avis ou pour un vote.
Les dates des quatre CA règlementaires sont fixées en début d’exercice. La présence des délégués est obligatoire au minimum à ces quatre CA. L’ordre du jour est communiqué aux administrateurs par courriel deux semaines avant le CA. Les rapports des vice-présidents et délégués et toute information utile sont communiqués aux administrateurs par courriel une semaine au minimum avant le CA.
Le compte-rendu du CA est communiqué aux administrateurs trois semaines au maximum après le CA. Les administrateurs portent leurs observations et/ou leur validation « pour communication » dans un délai d’une semaine maximum. Sans objection majeure (autre que formelle ou complément d’information), le compte rendu est publié à l’attention des adhérents dans l’espace membres du site de la SFU, un mois après la réunion du CA.
7. Réunions du bureau
Le bureau ou le bureau restreint tient des réunions régulières entre les CA. Le bureau restreint est composé du président, du secrétaire général, du Trésorier, du vice-président délégué aux admissions et au fichier des adhérents et, selon l’Ordre du Jour, du ou des vice-président(s) et délégué(s) concernés par le(s) sujet(s) qui y seront traités.
8. Réunions de travail
Les vice-présidents auront à charge l’organisation de réunions de travail selon leur délégation, avec les délégués thématiques SFU, les représentants de la SFU dans différentes organisations, des groupes de travail d’urbanistes SFU, des partenaires extérieurs.
9. Assemblée générale
Les statuts prévoient que l’AG se réunit « au plus tard dans le courant du premier trimestre qui suit l’exercice en cours ». L’exercice est annuel, l’AG se tient de préférence en janvier ou février.
10. Mandats des administrateurs
Les responsabilités du CA sont définies dans les articles 10 à 12 titre III des statuts.
Voici ce qui est attendu plus particulièrement de chacun de ses membres :
– Les délégués régionaux élus par les délégations régionales ou par l’AG, ont vocation à être les porte-parole de la SFU dans leur région, à y assurer le développement et la promotion de la SFU et de ses rôles, à y organiser le relais des actions nationales et inversement à promouvoir et relayer au niveau national les actions et débats régionaux, à organiser et à tenir les assemblées régionales, à présenter le rapport des activités régionales.
– Les délégués des collèges autres que le collège des sociétaires, élus par leur collège ou par l’AG, ont vocation à être les portes parole de la SFU dans leur secteur d’activité, à y assurer le développement et la promotion de l’urbanisme, de la SFU et de ses rôles, à organiser dans leur domaine le relais des actions nationales et inversement à relayer auprès de la SFU les actions et débats tenus dans leur domaine et intéressant l’urbanisme.
– Les délégués ou représentants auxquels le CA a confié des missions spécifiques, par exemple de représentation ou de partenariat, peuvent-être dans ce cadre les porte-parole de la SFU. Ils doivent au CA la préparation et le rapport de leurs actions.
Deux mandats spécifiques sont prévus par les statuts à l’article 6.2, conservateur de la SFU et rapporteur national des admissions de la SFU :
– Le mandat de « Conservateur de la SFU », ne donne pas lieu à une vice-présidence spécifique. Le cas échéant, il peut être cumulé avec un autre mandat. Le conservateur de la SFU est chargé en particulier des relations avec les archives nationales ainsi que de la mise en valeur sur internet des archives de la SFU, en relation avec le Vice-président chargé de la communication.
– Le mandat de « rapporteur national des admissions de la SFU » sera confié à un membre du bureau.
11. Mandats des membres du bureau
Les responsabilités des membres du bureau sont rappelées et précisées par des « fiches de postes » :
1 Président
Responsabilités statutaires (article 14) : Le président est le porte-parole de la SFU et son représentant dans tous les actes de la vie civile. Il ordonne les dépenses. Il peut donner délégation dans des conditions fixées par le règlement intérieur. Il doit en informer le Conseil d’Administration. Il assure sa fonction en collégialité avec les autres membres du Bureau. En cas de représentation en justice, le Président ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.
Le président propose et rédige l’ordre du jour des CA et des AG ainsi que le rapport d’activité à l’AG. Il prépare les débats d’orientation et les plans d’actions proposés à l’AG. Il dirige et garantit les orientations validées en AG et conduites par le CA.
Le président peut donner aux membres du bureau des délégations plus étendues que celle définies par le règlement intérieur. Il peut proposer à la validation du CA de confier d’autres délégations aux administrateurs ou aux membres.
2 Secrétaire général
Les statuts ne décrivent pas cette fonction au-delà de sa définition légale dans une association loi de 1901.
Le secrétaire général assure avec le président l’organisation générale des réunions et actions. Avec le président, il prépare et présente au CA et à l’AG les rapports, trame des débats, règlement intérieur, projets d’orientation. Il rédige et propose au président et selon le cas au bureau, au CA ou à l’AG les comptes-rendus de réunions. Il peut être par délégation le porte-parole et le représentant de la SFU
3 Trésorier
Les statuts ne décrivent pas cette fonction au-delà de sa définition légale dans une association loi de 1901.
Le trésorier a le statut de vice-président. Il assure avec le président l’ordonnancement des dépenses. Il prépare et présente au CA puis à l’AG le rapport financier annuel et les finances prévisionnelles. Il gère les appels à cotisation et la remise des attestations aux membres de la SFU. Il peut être le porte-parole et le représentant de la SFU et de son président par délégation permanente, en particulier pour la gestion financière et bancaire.

4 Vice-président

Responsabilités statutaires (article 14) : « Le Président et le ou les Vice-Présidents sont porte-parole de la SFU »
Le règlement intérieur précise les mandats des vice-présidents par domaine. Chaque mandat comprend pour le domaine désigné, la représentation de la SFU et la prise en compte des avis et décisions de l’AG et du CA, l’animation d’un ou plusieurs groupes de travail, la proposition et la rédaction de rapports au CA et à l’AG, la proposition d’actions au CA, y compris leur évaluation préalable en moyens financier et humains.
Outre le mandat du trésorier, quatre mandats sont confiées aux membres du bureau, de préférence aux vice-présidents, avec les responsabilités suivantes :
4.1 Mandat aux admissions et au répertoire
« Rapporteur national » des admissions, ce mandat comprend :
– la gestion du répertoire des sociétaires et membres,
– la proposition au CA, puis la mise en œuvre de modalités pour les admissions et la gestion du répertoire.
– la mission de gestionnaire principal de la boîte mail SFU
4.2 Mandat aux représentations et partenariats nationaux de la SFU
En charge de la dynamisation du rôle national de la SFU, ce mandat comprend :
– la gestion des partenariats, délégations et représentations de la SFU, la recherche de partenariats financiers,
– l’organisation des relations avec les régions SFU, la gestion générale des JMU (centralisation et relais)
– l’organisation des relations avec les organisations du domaine de l’urbanisme en France.
4.3 Mandat aux représentations et partenariats internationaux de la SFU
Eventuellement lui-même délégué de la SFU dans une organisation internationale, le vice-président assure :
– la gestion et la dynamisation des partenariats, délégations et représentations internationaux,
– la proposition au CA et la mise en œuvre de participation à des actions internationales,
– la recherche de financement pour les dites actions.
4.4 Mandat à la communication, à la participation et à l’information de la SFU
Ce mandat comprend :
– le fonctionnement du site Internet et de la lettre, la gestion des prestataires,
– les liens avec les autres délégués et représentants pour les questions de participation et de communication,
– la proposition de principes au CA puis la mise en œuvre d’actions pour une large dynamique associative de la SFU, appuyée sur les outils de communication
12. Cotisation
Les statuts prévoient que l’AG fixe la cotisation.
L’AG fixe la seule cotisation principale, due par les sociétaires. Les autres cotisations s’en déduisent ainsi :
– les enseignants et chercheurs payent une cotisation de même montant,
– Les nouveaux membres redevables de la cotisation principale payent une cotisation égale à 50% de celle-ci l’année de leur adhésion,
– Les juniors, étudiants, retraités ou adhérents en difficultés financières peuvent bénéficier sur demande d’une cotisation égale à 20% de la cotisation principale,
– Le Collège des grands associés accueille les personnes physiques qui, sans pour autant être urbanistes professionnels, témoignent d’un engagement en faveur de l’urbanisme. Elles payent une cotisation de même montant que la cotisation principale.
– le Collège des partenaires est réservé aux personnes morales engagées dans (ou souhaitant engager) des partenariats avec la SFU sur des actions particulières. Le montant de la cotisation des membres de ce Collège est défini par le C.A., au cas par cas, en fonction des caractéristiques du partenariat.
13. Frais de fonctionnement et d’action, dépenses engagées par les membres de la SFU
• Economie et autonomie
Chaque action SFU nationale ou régionale sera dans toute la mesure du possible accompagnée de sources de financement assurant son autonomie financière ou son caractère bénéficiaire. Les bénéfices éventuels seront versés à la SFU. A défaut, les actions seront réalisées sans frais grâce à la participation gracieuse des membres de la SFU et des partenaires.
• Gestion prévisionnelle
Le ou les responsables mandatés par le CA pour chaque action internationale, nationale ou régionale de la SFU présenteront un programme et un budget précis à l’approbation du CA préalablement à l’engagement des dépenses. Les frais engagés par les membres de la SFU pour ces actions seront remboursés sur présentation des pièces comptables ad hoc, dans la limite du montant et de la nature des dépenses approuvés préalablement par le Conseil d’administration de la SFU pour l’action concernée. Les frais engagés dans le cadre de délégations auprès de tout organisme, association ou structure partenaire extérieurs à la SFU entrent dans ce cadre.
• Délégations, mandats internes à la SFU
Les représentants au conseil d’administration ou au bureau de la SFU peuvent demander le remboursement de leurs frais de déplacement entre leur domicile et le lieu de réunion, sur la base d’un aller-retour par train en seconde classe et sous réserve de la production des factures ou pièces comptables.
• Décision de dépense ou de remboursement
Le président et le trésorier estiment de façon non contestable si les finances de l’association permettent ou non l’engagement de dépenses ou de remboursements de frais. Les demandes de dépenses ou de remboursements sont transmises au président et au trésorier au cours de l’exercice concerné. Si le remboursement de frais n’est pas possible, le trésorier produira un reçu attestant des dépenses et permettant leur prise en compte fiscale par les membres concernés.
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